О работе с особо ценными и уникальными документами
Архивного фонда РФ в ГААО
Важнейшим направлением деятельности Государственного архива Астраханской области является выявление особо ценных и уникальных документов, их учет в целях обеспечения гарантированной сохранности, разработка более совершенного научно – справочного аппарата, а также в целях их эффективного использования.Особо ценным является документ, имеющий непреходящую культурно – историческую и научную ценность, особую важность, как общегосударственную в масштабах Российской Федерации, так и региональную в масштабах Астраханской области.Уникальный документ (УД) – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.Учет особо ценных документов ( ОЦД ) в архиве ведется раздельно по дореволюционному (ИСТАРХ) и советскому (АОР) периодам по следующим учетным документам:- список фондов, содержащих ОЦД;- описи ОЦД;- реестр описей ОЦД (номерников).Плановая работа по выявлению особо ценных документов началась в 1984 г. с фондов советского периода (АОР). В своей работе руководствовались «Инструкцией о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов» М., 1981. К особо ценным отнесено 34 фонда, среди которых:- Р – 1 Астраханский губисполком;- Р – 6 Астраханский горисполком;- Р - 889 Временный военно – революционный комитет Астраханского края;- Р - 1095 Астраханский окрисполком;- Р - 2060 Астраханский комитет народной власти;- Р - 2233 Астраханский облисполком и др.Вышеперечисленные фонды советского периода включены в Список фондов, содержащих особо ценные документы. Выявлено 4191 ед.хр. Составлены описи и включены в Реестр описей особо ценных дел, документов (номерников).В состав особо ценных дел входят документы, отражающие государственную политику, принятие управленческих решений, характеризуют деятельность органов власти: постановления, стенограммы и протоколы пленумов, обзоры, отчеты о политическом, культурном, историческом и экономическом развитии Астраханской области.Выявление особо ценных документов по дореволюционным фондам началось в 1994 г. Составлен Список фондов, содержащих особо ценные документы дореволюционного периода на 23 фонда I – ой и II-ой категории:- Ф – 1 Канцелярия Астраханского гражданского губернатора;- Ф – 2 Канцелярия Астраханского военного губернатора;- Ф – 13 Астраханское губернское правление;- Ф - 94 Астраханская городская управа;- Ф – 286 Астраханское губернское жандармское управление;- Ф – 290 Астраханское городское полицейское отделение;- Ф – 375 Астраханское дворянское депутатское собрание;- Ф – 394 Астраханская губернская канцелярия;- Ф – 480 Астраханская городская дума;- Ф – 1010 Астраханская приказная палата;- Ф – 1011 Астраханский судный духовный приказ и д.р.В состав ОЦД дореволюционного периода вошли документы времен приказного делопроизводства, образования Астраханской губернии, сведения о строительстве Астраханского кремля, храмах Астраханской епархии, родословные книги, ревизские сказки, формулярные списки.В 2004 г. список фондов был дополнен фондом Ф – 857 Петровское общество исследователей Астраханского края, в котором отложились исследования по истории, этнографии, природных богатствах Астраханского края.По дореволюционным фондам было выявлено 533 особо ценных дела, на которые составлены описи и включены в Реестр особо ценных дел, документов (номерников).Выявленные особо ценные документы отражают историю развития Астраханского края, начиная с 1601 г. по советское время и представляют наибольшую ценность для Астраханского региона.В соответствии с новыми «Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» М., 2006 проведен анализ работы по выявлению, организации учета, совершенствованию научно – справочного аппарата ОЦД архива. Все дела отнесены к ОЦД правильно, но объем выявленных дел дореволюционного периода незначителен, что явилось причиной небольшого объема ОЦД – 2,5 % от общего объема дел.По результатам анализа Список фондов, содержащих ОЦД дореволюционного периода, дополнен фондами:- Ф – 476 Кавказское наместническое правление;- Ф – 521 Астраханская садовая контора ;- Ф – 543 Астраханское отделение Императорского Российского общества рыболовства;- Ф – 681 Астраханская таможня;- Ф – 1093 Астраханский губернский исполнительный комитет (орган Временного правительства).На все ОЦД, включенные в Списки фондов дореволюционного и советского периодов, создается страховой фонд и фонд пользования, составляются описи страхового фонда по фондообразователям.Описи ОЦД проходят усовершенствование. Работа по выявлению ОЦД проводится только с фондами, прошедшими переработку или усовершенствование описей.На все фонды, прошедшие экспертизу ценности, по окончании работы составляются акты о завершении работы по выявлению ОЦД и с описями ОЦД представляются на рассмотрение ЭМК архива, а затем утверждаются директором архива.Параллельно с выявлением ОЦД проводится выявление уникальных документов для регионального реестра. На выявленный уникальный документ составляется Лист учета и описания уникального документа в соответствии с «Методическими рекомендациями по определению уникальных документов ГААО», разработанными в архиве.Следует отметить, что особо ценные и уникальные документы выявляются также в процессе других видов работы:- упорядочении документов,- усовершенствовании описей,- исполнении тематических, биографических запросов и д.р.Сотрудники архива обязаны информировать о выявлении ими ОЦД и УД начальника Отдела организации хранения и учета документов АФ РФ, где проводится плановая работа с ОЦД и УД.ОЦД находятся в общем хранилище обособленно в отдельной изолированной части. Организовать хранилище ОЦД не предоставляется возможным, из за отсутствия свободных площадей. Степень загруженности архивохранилищ на 01.01.2010 составляет 104,06%.В целях обеспечения сохранности ОЦД в читальный зал архива вместо оригиналов выдается только фонд пользования.В дальнейшем Государственный архив Астраханской области намерен проводить работу по выявлению ОЦД и УД по фондам постсоветского периода, личного происхождения и фотодокументам. Ведущий архивист Н.И. Аджигитова
Размещен: 23 November 2010 15:10:44
|
Изменен: 23 November 2010 15:30:22